Dep. Contábil – Despesas e Custos

Departamento Contábil

Conceitos Gerais Sobre Despesas e Custos

As despesas/custos realizadas deverão estar obrigatoriamente relacionadas com a atividade da empresa e  comprovadas  através de documentação idônea, em nome da empresa, com a discriminação da data do evento, valor,  itens ou serviços prestados, etc.. Não são aceitas, por exemplo despesas particulares dos sócios:  despesas de kilometragem, pedágios, etc. se a empresa não possuí veículos, dentre outras.

Aspectos Fiscais

Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS/CS/PIS/COFINS, devendo ser enviadas em tempo hábil ao Escritório Central de Contabilidade para cálculo e preparação das guias de recolhimento.

As empresas comerciais e industriais deverão enviar  as contas de água, luz, telefone, internet ao Escritório Central de Contabilidade juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crédito fiscal de ICMS, se aplicável.

A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa  como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação.

Aspectos Administrativos

Para empresas que mantém atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitido a elaboração de “relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em Km se for no mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos.

Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc..

O Escritório Central de Contabilidade efetua conferência da documentação recebida .