Dep. Contábil – Documentos Mensais

Departamento Contábil

Os documentos e informações que devem ser enviados ao Escritório Central de Contabilidade com tempo hábil para atendimento dos prazos convencionados são:

  • Cópias de cheques emitidos, em seqüência numérica cronológica, juntamente com a documentação original comprobatória tais como notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos e contratos, no caso de pagamento parcial .
  • Documentação bancária tais como extratos, avisos bancários, débitos em conta corrente, pagamentos eletrônicos.
  • Boletim de caixa pequeno  ou fundo fixo, acompanhado da documentação original comprobatória tais como duplicatas, recibos, notas fiscais e tickets de pequenas despesas, relatórios de viagens, etc.
  • Cópias de todos os contratos tais como seguros, empréstimos e financiamentos, aluguéis, etc.
  • Controle analítico das contas de Clientes e Fornecedores, discriminando o número dos documentos (faturas, duplicatas, NF´s, etc), as datas de emissão e vencimento, o total da conta, etc., para posterior conciliação com o saldo contábil.

Alguns cuidados devem ser tomados quanto à documentação recebida, pois muitas podem não ser adequadas para fins contábeis e fiscais:

  • Toda a documentação deverá estar em nome da Empresa, inclusive a documentação de pagamentos pequenos através do caixa, como notas fiscais de restaurante, gasolina, compras de materiais diversos.
  • A documentação não poderá conter rasuras e anotações desapropriadas
  • As notas de controle interno e despesas pessoais dos sócios não devem ser enviadas, pois não são válidas para fins contábeis e fiscais.